Sistem registrasi event belakangan ini telah menjadi salah satu elemen krusial dalam kesuksesan sebuah acara. Dengan banyaknya pilihan yang tersedia, memilih sistem yang tepat bisa menjadi tantangan tersendiri. Oleh karena itu, penting bagi anda sebagai event organizer untuk memiliki pemahaman yang komprehensif tentang aspek apa saja yang harus diperhatikan dalam memilih sistem registrasi untuk event anda.
Artikel ini akan memberikan panduan lengkap mengenai bagaimana cara untuk memilih sistem registrasi event yang efektif untuk event anda kedepannya.
Apa itu Sistem Registrasi Event
Sebelum kita melangkah jauh membahas tentang panduan memilih sistem registrasi yang efektif, anda harus memahami apa itu sistem registrasi event terlebih dahulu.
Secara singkat, sistem registrasi event merupakan sebuah sistem atau aplikasi yang berguna untuk mengorganisir proses pendaftaran para peserta di sebuah event atau acara. Inovasi seperti ini akan mempermudah anda sebagai event organizer karena sistem registrasi event akan membantu anda untuk membuat proses registrasi peserta event anda lebih aman dan tertib.
Beberapa fitur yang umumnya terdapat dalam sebuah sistem registrasi event adalah:
- Formulir Pendaftaran
- Pembayaran Online
- Pengiriman email dan SMS otomatis
- Badge Peserta
- Laporan Data Peserta
- Integrasi dengan kalender
Selain dari segi efisiensi waktu, sistem registrasi event tentu memiliki manfaat lainnya. Berikut adalah beberapa manfaat yang akan anda dapatkan ketika menggunakan sistem registrasi event:
- Fleksibel: Sistem registrasi event menawarkan kemudahan bagi para Event Organizer untuk bisa menyesuaikan dengan berbagai jenis acara dan ukuran peserta sehingga anda bisa melakukan penyesuaian sesuai dengan kebutuhan event anda
- Terorganisir: Informasi yang dikumpulkan dari registrasi para peserta akan tersimpan rapi ke dalam satu database yang mudah diakses sehingga anda tidak perlu lagi khawatir data para peserta akan tercecer seperti ketika anda menggunakan metode registrasi yang konvensional
- Akurat: sistem registrasi event akan membantu anda untuk mencatat seluruh data peserta dengan baik dan bisa meminimalisir potensi kesalahan data yang tersimpan
- Efisien: Karena sistem registrasi ini telah terintegrasi secara online dengan menggunakan teknologi terkini, anda bisa menghemat waktu serta tenaga yang dibutuhkan dibandingkan anda melakukan pendaftaran secara manual. Dengan sistem ini pula anda juga bisa mengurangi risiko rundown acara anda ngaret akibat proses registrasi yang terlalu lama.
Panduan Memilih Vendor Sistem Registrasi Event
Lantas bagaimana caranya memilih sistem registrasi event yang efektif? Berikut adalah 7 tips yang bisa anda jadikan acuan untuk memilih sistem registrasi di event anda:
- Kenali Kebutuhan Anda
Langkah pertama dan yang paling penting adalah anda harus bisa mengidentifikasi apa kira-kira kebutuhan anda untuk event yang akan anda selenggarakan. Setiap event tentu akan membutuhkan fitur sistem registrasi yang berbeda-beda. Anda harus bisa menyebutkan secara spesifik fitur seperti apa yang anda butuhkan untuk event anda. Hal ini dapat menghindari potensi terjadinya kesalahan atau kekurangan dalam sistem registrasi yang dapat mempengaruhi kelancaran acara. Misalnya, jika anda akan mengadakan sebuah acara yang besar, maka anda akan membutuhkan sistem registrasi yang bisa menangani pendaftaran secara massal dengan mudah dan efisien. - List Daftar Vendor yang Potensial
Setelah anda sudah tahu apa yang anda butuhkan, selanjutnya anda bisa mulai mencari vendor – vendor yang sesuai dengan kriteria yang anda inginkan. Ada banyak sekali vendor untuk sistem registrasi event yang beredar di internet sehingga anda perlu membuat sebuah shortlist beberapa vendor potensial yang menarik perhatian anda. Coba buat daftar setidaknya 10 vendor untuk memudahkan anda mengambil keputusan. - Bandingkan Fitur dan Harga
Dari daftar vendor – vendor yang sudah anda buat, coba tuliskan fitur yang ditawarkan serta harga dari masing-masing vendor tersebut. Hal ini akan membantu anda untuk mengeliminasi vendor mana yang masuk di budget anda dan bisa memberikan fitur yang sesuai dengan kebutuhan event anda. - Baca Ulasan
Langkah ini terlihat sangat sepele bagi sebagian orang namun sebenarnya ini merupakan langkah penting yang harus anda lakukan ketika ingin memilih vendor untuk sistem registrasi di event anda. Dari daftar vendor yang telah anda buat sebelumnya, coba baca satu-satu ulasan dari para pelanggan yang telah memakai jasa mereka sebelumnya. Anda bisa menemukan ulasan dari para vendor tersebut di berbagai platform sosial media (Instagram, Twitter/X, Whatsapp, Tiktok, dan lain-lain) atau anda juga bisa melihat ulasan vendor tersebut melalui google maps. Membaca ulasan dari para pelanggan sebelumnya akan membantu anda untuk melakukan decision making pada akhir proses penentuan. - Tanyakan Pertanyaan
Setelah melakukan 2 tahap sebelumnya yaitu membandingkan harga dan melihat ulasan, anda kini tentu telah memiliki list yang lebih mengerucut dan lebih sedikit lagi tentang jumlah vendor yang ingin anda gunakan jasanya. Pada tahap ini, anda bisa mengontak satu persatu vendor tersebut dan ajukan beberapa pertanyaan kepada vendor tersebut mulai dari fitur yang ditawarkan, dukungan teknisi, serta harga. Pada tahap ini anda juga bisa melakukan penawaran harga kepada vendor-vendor yang anda hubungi. - Minta Demo
Untuk membantu anda membuat keputusan final, anda bisa meminta beberapa vendor yang sudah anda hubungi untuk memberikan demo sistem dari vendor yang telah anda shortlist sebelumnya. Dengan meminta demo, anda dapat melihat secara langsung bagaimana sistem bekerja dan apakah fitur-fitur yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan Anda. Ini juga memberi Anda kesempatan untuk menguji kemudahan penggunaan sistem serta mengevaluasi dukungan teknis yang tersedia. Ketika vendor telah memberikan demo dari sistem yang mereka miliki, anda jangan ragu untuk mengajukan pertanyaan spesifik dan meminta klarifikasi tentang fitur-fitur yang mungkin anda perlukan. - Buat Keputusan
Setelah anda melakukan serangkaian proses panjang yang telah anda lakukan sebelumnya mulai dari cross checking hingga bertanya langsung kepada vendor, anda sudah bisa mengambil keputusan final. Anda bisa menggunakan beberapa aspek yang anda inginkan serta fitur-fitur sistem registrasi yang ditawarkan oleh masing-masing vendor untuk menilai mana yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda. Pertimbangkan faktor-faktor seperti kemudahan penggunaan, dukungan pelanggan, fleksibilitas sistem, serta biaya keseluruhan. Pastikan anda juga membuat kontrak sewa yang jelas dengan vendor pilihan anda untuk menghindari potensi terjadinya masalah di kemudian hari.
Kesimpulan
Menggunakan sistem registrasi event pada acara anda tentunya akan sangat membantu anda dari berbagai aspek mulai dari kemudahan proses registrasi, efisiensi waktu yang digunakan, hingga membuat data anda menjadi lebih terorganisir. Dengan memilih sistem registrasi yang tepat, Anda dapat memastikan bahwa acara Anda berjalan dengan lancar dan sukses, serta memberikan pengalaman yang positif bagi peserta. Sistem yang efektif tidak hanya menyederhanakan proses administrasi, tetapi juga memungkinkan Anda untuk fokus pada aspek kreatif dan strategis dari acara. Dengan mengurangi beban administratif, sistem yang efektif memberi Anda lebih banyak waktu dan energi untuk merancang pengalaman acara yang inovatif dan menarik, serta memastikan bahwa setiap detail acara berjalan dengan baik.
source